Несколько лет назад в бизнес-среде появился тренд на цифровую трансформацию. Сегодня внедрение IT-решений в процессы — необходимость и важный источник роста.
Поэтому, если раньше мы применяли отдельные цифровые решения под конкретные задачи, то в начале весны 2023 года мы внедрили в структуру самостоятельное IT-направление. Новая служба помогает оптимизировать организационную работу специалистов, а также сделать более эффективным проведение исследований и экспертиз.
В статье рассказываем, какие IT-решения мы уже внедрили, какие проблемы решили с их помощью, каких добились улучшений и как нововведения помогают клиентам.
Первые шаги к цифровизации: от ситуационных решений к глубокой трансформации
В нашей практике часто возникают отдельные задачи, решить которые можно только с использованием цифровых технологий. В первую очередь это касается поддержки экспертиз — объем материалов для анализа порой бывает настолько большим, что человек не может физически обработать их вручную.
Например, в рамках финансового расследования на бойне эксперт проанализировал более 100 тысяч бухгалтерских операций. Для обработки данных он использовал специальную функцию Power Query для Excel, а также прибегал к программированию на Python. Решения позволили оперативно разделить всю информацию по удобным смысловым блокам: выделить контрагентов, номенклатуры, договоры, а затем отразить показатели в динамике в виде таблиц.
Для решения подобных задач мы не привлекали внешних специалистов — в компании есть отдельные сотрудники, которые решали этот круг задач. Они ситуационно разрабатывали макросы для Excel и другие удобные микросервисы, чтобы оптимизировать работу.
Со временем мы пришли к выводу: спрос на IT-решения возрастает, и нужно двигаться в направлении цифровой трансформации.
Партнер и технический директор экспертной группы Veta
«Мы поняли, что работать старыми методами компания больше не может. Всю конвейерную работу стоит автоматизировать по максимуму, чтобы специалисты сфокусировались на интеллектуальной деятельности.
Тогда же начали предпринимать активные меры для запланированных преобразований. В частности, директор компании Дмитрий Жарский прошел обучение по программе Digital Shift Московской школы управления СКОЛКОВО, чтобы разработать эффективную стратегию цифровой трансформации.
Затем мы собрали команду из людей с “суперспособностями”: кто-то умел парсить, писать макросы и так далее. Коллеги практически сразу разработали и запустили несколько сервисов оптимизации. Например, макрос, который нормализует текст на скане документа, убирает лишние пробелы, заменяет латинские буквы на кириллицу там, где это необходимо, применяет к надписям корпоративный шрифт, а также меняет буквы на цифры — “О” на “0”, “Ч” на “4”, “g” на “9” и так далее».
Первоочередной задачей для всей компании стало максимально быстрое погружение IT-направления в общую работу — без этого невозможно эффективно оптимизировать процессы. Было важно, чтобы IT-специалисты разобрались с тем, что такое экспертиза и в чем ее особенности.
Поэтому на начальном этапе проходили встречи новой команды с каждым из департаментов организации. Подразделения презентовали продукты своей деятельности и объясняли ее нюансы, а IT-команда рассказывала о своих возможностях.
Затем департаменты подготовили предложения о точках оптимизации; сформировали задачи, которые, на их взгляд, могут решить IT-технологии.
Такой подход позволил внедрить новую службу и наметить вектор развития проекта меньше, чем за месяц.
Задачи IT-команды и впечатляющие результаты
Сейчас IT-направление полностью интегрировано в нашу деятельность, и команды активно взаимодействуют между собой. Каждый специалист анализирует собственные задачи, и когда понимает, что процесс можно цифровизировать — ставит задачу команде IT.
Руководитель IT-направления экспертной группы Veta
«Сейчас мы планируем усовершенствовать процесс взаимодействия между нашим подразделением и экспертными командами. В частности, работаем над реализацией идеи с чат-ботом для первичной обработки задач».
Многие организационно-бытовые вопросы в компании уже решаются с помощью IT-технологий. Например, каждый может забронировать переговорную через чат-бот. Это решает проблему с накладками в расписании. Другой момент, который улучшает быт компании, — одновременный запуск роботов-пылесосов во всех зонах офиса с единого устройства. Так мы исключили человеческий фактор в вопросах поддержания чистоты: ни одно помещение не остается без внимания.
Но главные задачи, разумеется, сфокусированы в области проведения исследований и экспертизы. Они касаются поиска данных, расчетов, обработки больших массивов информации.
Например, мы внедрили чат-бот, который позволяет эксперту в несколько кликов получить отраслевую выгрузку по заданным параметрам из баз данных за считанные секунды даже с мобильного телефона. Эти данные необходимы для расчетов, поэтому требуются всегда. Изначально на решение задачи уходили сутки — специальный компьютер искал данные и составлял выгрузки. Впоследствии IT-команда собрала базы данных для ускорения поиска, а затем написала и чат-бот.
Для наглядности покажем на примере недавнего кейса, как IT-решения влияют на проведение экспертиз.
Обработали тысячи файлов с помощью нашего ПО и нашли недочеты в расчетах ФНС
К нам обратилась крупная торговая компания и попросила рассчитать объем реализованной за три года продукции по определенным позициям.
Что случилось
В ходе проверки налоговая проанализировала данные кассовых чеков и самостоятельно определила количество проданного спорного товара. На основании расчета инспекторы пришли к выводу о необходимости доначисления выплаты в бюджет, поскольку фактически реализованный объем оказался больше подотчетного.
Что мы сделали
Мы получили доступ к учетным данным компании за три последние года — это 1700 Excel-файлов объемом 5 Гб.
Ручная обработка такого количества информации затормозила бы ход экспертизы. Для решения только одной этой задачи пришлось бы выделить нескольких сотрудников на одну-две недели. При этом был бы высок риск недочетов из-за человеческого фактора.
Поэтому с помощью специальных программ по ключевым фразам мы отфильтровали спорный товар, а также данные о его объеме и структурировали информацию. Затем рассчитали суммарный достоверный объем реализованного товара за весь период.
На обработку данных и приведение их к нужному формату для загрузки в базу данных ушло два рабочих дня. Такой же срок заняла работа с базой для получения итоговых значений. Без применения IT-инструментов информация за это время даже не была бы обработана.
Что в итоге
Расчеты налоговой оказались неточны, а сумма доначисления — завышенной. Так мы помогли клиенту достоверно установить объем реализованной продукции и избавиться от необоснованных требований.
Выгода от цифровой трансформации для клиента
Все IT-решения, которые мы внедрили или только планируем реализовать, полезны не только с точки зрения упрощения работы эксперта. Преимущества получают также заказчики оценки и экспертизы.
Главный плюс — более быстрое решение задачи.
Например, IT-команда разработала калькулятор финансово-экономической экспертизы. С его помощью мы также автоматизировали сложный процесс переноса расчетов специалиста в заключение формата Word с учетом необходимых стилей. Выполнение этой работы вручную занимает около полутора-двух дней — программа делает то же самое максимум за 15 минут, после чего при необходимости специалист вносит правки.
Следовательно, IT-решения стали инструментом, который позволяет нам выполнять работу в сжатые сроки. Если нужно срочное исследование — это к нам.
Еще одно преимущество — больший объем справочной информации. Команда регулярно пополняет базы данных из открытых источников, что позволяет предоставлять клиенту больше сведений.
Таким образом, цифровая трансформация позволяет всем остаться в выигрыше — мы развиваемся, выполняем работу более эффективно, а клиенты получают быстрое решение задачи и продукт улучшенного качества. С момента внедрения IT как самостоятельного направления в структуре компании мы реализовали множество проектов по упрощению работы. С каждым решением появляются новые и грандиозные идеи, поэтому впереди — еще более масштабные планы.
